Quality Office Service QOS

データ入力・アンケート集計・事務代行サービスは
信頼の株式会社クオス

31年目のミライへはばたく
おかげさまで30周年 - 30th Anniversary
株式会社クォスは 2022年6月に創業30周年を迎えます。
ひとえにお客様、お取引先様のお蔭と厚く御礼申し上げます。
1年目の新入社員イシダ

1年目の新入社員が、30年目の社長に聞きました

野口社長野口社長

クォスが産声をあげた30年前には、まだ生まれていなかった入社1年目のイシダさんが、データ入力業界を見続けて半世紀 野口社長に日頃の疑問をぶつけます。図らずも、クォスのこれまでの歩みと、“AIが人間を超える”と言われるアフター・シンギュラリティへ向けて希望が語られます。

1年目の新入社員

データ入力歴1年目の私はまだまだデータ入力業界やクォスについて知らないことばかり…。

クォス創業30周年、節目となる年に、データ入力歴半世紀(?!)、業界を見つめ続けてきた社長に、心に秘めた熱い想いを聞いてみたいと思います。

データ入力についてもっと知りたい!クォスの今後の展開など気になることばかりです!!

1年目の新入社員
QOSの強みはなんでしょう?

株式会社クォスは、今年で創立30周年になります。

いちばんの強みは「人」でしょう。

この仕事を自宅で始めましたが、自分の入院をきっかけに事務所を構えました。ワンルームマンションの1室でしたが、すぐに手狭になって2DKのマンションに引っ越しました。

その頃からのお付き合いになるオペレータさんが、今も健在です。もう20年以上、第一線で活躍してくれています。

クォスでは、「少量多品種」の業務も多く入力しています。これは長年の経験と熟練があってこそ、対応できるプロの技術だと思います。通算で20年勤務してくれる人が何人もいること、これが強みではないでしょうか。

野口社長
1年目の新入社員
通算というのは、どういう意味ですか?

一旦退職したり、在宅オペレータになったりと勤務形態が変わった後、また復帰してくれる方が多くいます。ライフサイクルに合わせて働けるよう、在宅制度を設けているので、長い目で見た働き方が可能になっていると思います。

イシダさんがこれから結婚し、出産・育児を経てまた仕事に復帰される際、希望すれば在宅オペレータという選択肢もある、ということです。

野口社長
1年目の新入社員
AIが人間の仕事を奪うと聞き、不安です

データ入力という仕事、極めて人間的だと思っています。AIにはとって代われない属人性が強みではないかと思っています。

OCRやAIの技術が浸透すれば、データ入力はなくなると言われ続けてきました。50年前から言われています。私がこの仕事を始めた頃から言われています(笑)

人類が手で文字を書くという文化が滅びない限り、データ入力は必要とされる技術だと考えています。文字を書くというのは人間的な営みです。AI、ロボットなどの先進技術も、人類のためのツールですから、人類にとって代わったりはしません。

データ入力に携わる人たちの技術力も、時代に即応して変化するとは思いますが、なくなることはないだろう、と楽観視しています。

野口社長
1年目の新入社員
改めて データ入力業務のプロセスを教えてください

クォスでは、入力専用ソフトを使ってデータ入力する場合と、Excelを使ってデータ入力する場合があります。どちらの場合でも、「ベリファイ」という操作を行います。

エントリー(一次入力)とは別のオペレータがベリファイ(二次入力)を行います。

専用ソフトを使用する場合は、ベリファイ担当者がチェックと修正を同時に行います。Excelを使用する場合は、エントリーとベリファイ、それぞれに同じように入力し、その後にマッチングチェックを行い、三人目のオペレータがチェック後に修正を行います。

ベリファイ操作の後で、納品ファイルをお客様の仕様に従って作成し、指定されたファイル形式でお送りします。

送信方法は、クォスが契約しているクラウドサーバーを使うことが一般的です。お客様によっては、記録媒体に格納して、直接お届けに出向く場合もあります。

イシダさんも、納品処理を実行することがあると思いますが、どんなことに気を付けていますか?

野口社長
1年目の新入社員

まずは、お客様の仕様通りであるか確認しています。例えば、規定の数字以外のものが入力されてないか等が上げられます。規定値以外を入力すると、エラーが出るように設定することができますが、複雑な仕様だと設定が難しい場合もあり、システムだけを頼りにできない時もあります。やはり人の眼も大切なのだと感じています。

システムでエラーチェックをかけて気づくミスもありますので、機械的な面も重要です。機械が気づけること、人の眼でしか気づけないこと、この二つを上手く組み合わせることで、より精度の高いデータになるところが、入力している時には分からなかった納品作業での楽しさを感じるところです。ミスがないデータをお客様に提供したいというのが一番の気持ちですので。

長年入力に携わっている方でもミスは起きます。それをせき止めることができるのが納品時の確認作業だと思っています。入力もですが、こちらも気が抜けない作業です。

1年目の新入社員
データ入力以外にやっていることを聞かせてください

データ入力に付随する業務もお受けしています。アンケートなどの集計や、分析結果のレポート、グラフ化など。

集計はシンプルなものなら、Excelのピボットテーブルを使います。複雑な集計になると、専任のシステム担当者がマクロ処理を行います。

また、データ入力前後の事務作業も、お客様のご要望に沿って行います。

例えば、ナンバリング、スキャナーを使って画像撮影、バーコードの読み取りなど。機械を使うほどでない封入・封緘作業などが主なものです。

最近、増えている業務としては、WEB検索やOCR読取後のデータ修正が挙げられます。紙のアンケートではなく、WEB上で実施したアンケートの集計業務もあります。

さらに、少々異色な業務に、交通系のデータ加工があります。こちらは、20年前から継続して受託していますが、Excelの操作とWEB検索がメインで、データ入力とは異なるスキルを要する仕事です。

今年度から、商工会議所の検定試験会場施行の仕事も始めました。社内の空きスペースを有効活用し、WEB受検のお手伝いをしています。

野口社長
1年目の新入社員
エントリーとベリファイの役割とは?

人間はミスをする、という基本的認識に立った考え方です。

まず原稿を見ながら、仕様に基づいてデータを入力して行きますが、多くのキー、1時間に15,000~20,000タッチものキーを叩くのですから、必ずミスタッチを起こします。そこで、ベリファイという作業が必要になります。

専用ソフトを使用する場合、エントリーとは別のオペレータがベリファイ機能を使って二度目の入力を行います。エントリーとベリファイで異なるキーを叩いた場合に、ソフトの機能が働き、先に進めなくなります。ベリファイ担当者は、そこで立ち止まり正しいキーを入力します。エントリーの間違いは、ここで修正されます。

Excelで入力する場合は、目検したり紙を印刷して校正するなどの作業が必要になってきます。専用ソフトの機能を使うことで、より正確な作業が可能です。

とはいえ、100%完璧になるわけではありません。ベリファイをしても、ミスが残る場合もあり得ます。

岩波書店の権威ある辞書「広辞苑」は、七校まで校正を繰り返すと聞いたことがあります。それでも誤植は発見されるそうです。人間の目というのは、そのくらい当てにならないものだ、ということでしょうか。

文庫本を読んでいても、1~2個所の間違いを発見することがあります。1ページが40文字×18行で、長編小説1冊が350ページとすると、252,000文字。このうち、1~2個所の誤植だと0.000008%程度。これは許容範囲というべきでしょう。しかし、ゼロにはなりません。

イシダさんも、社歴1年が過ぎ、ベリファイに携わることも増えたと思いますが、エントリーする時とベリファイする時では、意識が異なりますか?

野口社長
1年目の新入社員

どちらもミスはしない!という気持は変わりませんが、ベリファイを担当する際は、より肩に力が入っています。納品時に、データの確認を行いますが、ベリファイは最後の砦だと思いながら入力しているので、ミスが分かった時は思わずドキッとします。普段何気なく広告や本も見ていると、誤植に気づくことがあります。ですが、私自身もですが、クォスとして、自信を持って、お客様が求めているデータ(正確なもの)をお渡ししたいので、ミスを見つけるベリファイの重要性を感じます。もちろんエントリー時もミスがないことがより精度の高いデータになるので気が抜けません。

ベリファイができる人は限られており、ベリファイを任せてもらえるようになった時、嬉しい気持とそれと同時に入力に対する責任をより感じたことを今でも覚えています。

まだ1年目ですが、エントリー時もベリファイ時も、入力のプロという意識をもち、20年以上入力に携わっている先輩にも負けない気持ちで取り組んでいます。

ベリファイは、品質管理の役割を担っています。エントリー時も緊張感は必要なのですが、ベリファイする際は、「必ず間違いを見つけてやる」くらいの気持ちで、緊張感を持って取り組む必要がありますね。前述したように、ミスはゼロにはならないものですが、ミスが多い少ないは個人差があります。ミスが少ない人は、速く入力できる人だと考えています。ミスが少ないからBack Spaceキーで直さずに速く進められると思います。

入力専用ソフト「Windex-Pro」の例。画面の左には、スキャンした原稿が、右側にはエントリー(ベリファイ)画面が表示されています

野口社長
在宅オペレータ制度

「通算で20年勤務」と言いました。出たり入ったりできる制度を設けています。社内勤務と在宅勤務をライフサイクルに応じて選択できます。お子さんが小さい間は在宅で、小学校入学したら社内のパートになり、もっと成長したら正社員に、というサイクルが描けます。この制度を上手に使って、通算で長年勤務してくれる人がいます。

属人的な技術ですから、長く続けることのメリットは、経験値が蓄積されるという点です。辞めてしまえばゼロになってしまいます。ゼロにさせない制度として、今後も在宅制度は続けます。

女性が働く環境は、雇用機会均等法施行後ずいぶん改善されましたが、まだまだ家事育児介護など女性が主体とならざるを得ない場面が多く、仕事と両立させるのが困難なこともあります。北欧諸国のように、「女性にも働いて貰わないと経済が回らない、だから、女性の家事負担軽減を国家として面倒みましょう」というのは理想ですが、そうも行かないわが国で、せめて女性の仕事継続を応援したいと考えています。

イシダさんは、日頃、在宅オペレータの方と接する機会もあると思いますが、どんな印象をお持ちでしょうか。

野口社長
1年目の新入社員

社内も在宅もどちらも、仕事のパフォーマンスに差はないと感じています。どちらでも自分の能力を発揮でき、評価してもらえる体制は魅力的です。

女性が働く環境を整えるのが難しい中、在宅勤務をいち早く取り入れ、ライフサイクルに応じて自分で選択できることは本当に嬉しいです。実際に、今のライフサイクルに合わせて、勤務形態を変えた方を見ているので、縛りがないということは、オペレータの方にとって、クォスで働きたいと思う理由の一つでもあるのではないでしょうか。そして、社内も在宅も関係なくパフォーマンスに差を感じないのは、個人の能力を十分に引き出せる環境がクォスにはあるのだと感じています。

1年目の新入社員
これから伸ばしたい分野はありますか

IT技術の進歩により、今までなかったような仕事が発生します。

前述したOCRデータの修正なども、そのひとつかも知れません。OCR技術は、手書き文字も読み取るなど、進化し続けていますが、それでもなお、人間の眼と手で確認しないと、使える正確なデータにはならないようです。誤認識がまだまだあり、特に人が手書きした自由記述=フリーアンサーは、時として笑える文章が出来上がったりします。

野口社長
1年目の新入社員
AIの補完ということでしょうか?

とも言えますね。人間の優位性を証明するようなものです。

しかし、もっと人間でなくてはダメな種類のデータがあります。

データエントリーだけではないスキルが必要な分野ですが、古文書入力などというのも魅力的ですね。できる人が少ないニッチな分野だと思います。

たまに、古い文書のデータ化という仕事をすることがあります。100年も経っていない時代なのに、昭和初期の文書でも、手書きだと全然読めません。古い紙で残しておくわけには行かないので、国民の財産としてデータ化すべきなのでしょうが、既に現代人には読めなくなってしまっています。

データ集計や分析も、誰でもできる分野ではないだけに、統計学の知識を持って取り組んで行きたいものです。創立30周年の今年、社員の皆さんには、勉強する機会を持っていただき、新たな分野にチャレンジして貰いたいと考えています。それぞれの得意分野、興味を生かし、仕事につなげられたら良いですね。

今年度から始めた検定試験会場も、現在は簿記検定だけですが、WEB検定の範囲も拡大傾向のようなので、他の検定も受けられるようにしていきたいと思います。WEB検定はその場で合否判定が出るところがストレスフリーです。「クォスで受検すると、合格しやすい」そんな都市伝説が生まれたら楽しくないですか。

常に、世の中の動きを敏感にとらえ、必要とされる技術を提供できる会社でありたいと思います。

野口社長
野口社長