データ入力を外注・代行するメリット・デメリットは？依頼する際の注意点も解説！

こんにちは、データエントリー・アンケート入力集計・事務局代行などを行っている東京都多摩市の株式会社クォスです。
今回は「データ入力を外注・代行するメリット・デメリットは？依頼する際の注意点も解説！」ということで書いています。

・自社で対応が難しいためデータ入力の外注を検討している
・社員をコア業務に集中させたい
・社内でデータ入力を行なっているが、入力精度が低いため精度を高めたい

などの方にご参考にしていただければと思います。
それでは早速解説していきます。

データ入力とは

データ入力は主に、手書きや印刷物等の文字情報をデータ化する作業です。また、広義には、入力したデータを元に集計・リスト作成・グラフ作成などを指すこともあります。
顧客や社員・従業員のデータを電子化して保存する企業も多く、また、マーケティング活動に活用する企業や団体が増えています。
こういった背景からデータ入力を行う際は以下の能力が求められます。

・データ入力精度
・データ入力スピード
・集計方法（単純集計・クロス集計 等）

自社でデータ入力を行うケースもありますが、対応が難しい場合、専門のデータ入力代行業者に依頼することになります。

データ入力の種類

データ入力を行う種類は、広範にわたり、あらゆる経済活動が含まれるといっても過言ではありません。

・自治体の住民に関する情報
・申請書
・懸賞応募ハガキ
・会員申込書
・アンケート用紙
・健診結果
・顧客リスト
・顧客による満足度調査
・商品情報
・書籍に関する書誌情報
・伝票
・議事録
・名刺

など、様々な種類があります。データ入力代行業者は、こういったデータ種類に合わせて、また依頼主の要望に合わせてデータ入力を行っていきます。

データ入力代行のメリット

データ入力を外部に代行するメリットは、前述しましたが、

・データ入力精度
・データ入力スピード
・集計方法（単純集計・クロス集計 等）

これらの作業を経験があるプロフェッショナルが対応してくれる点です。自社で内製化することも可能ですが、長年の実績・経験がある代行業者と同じレベルで作業を行えるようになるためには相当の時間が必要になってきます。
プロの入力スピードは、通常の事務職の2～3倍です。データ精度も、99.7%の高さですが、これは個人のスキルのみで実現するわけではなく、使用するソフトや入力時の工夫による効果も大きいものです。

弊社では、入力専用ソフトWindex Proを使用し、高い精度の実現を図っています。このソフトの特長は、エントリー／ベリファイが基本となっていること、入力者の負担を減らす画面設計が可能なことです。画面設計とは入力時にパソコン画面に表示される項目名や、入力個所の指示をさします。また、項目毎の文字種なども規定でき、入力スピードに大きく貢献します。

また、データ入力を代行すれば、自社スタッフをコア業務に集中させることができます。人手不足といわれる現在、なれないデータ入力に時間を要するよりは、「本業に専念」してもらうほうが企業にとっては効率的と言えるでしょう。
データ入力代行を検討する際は、

・データの管理は自社で行う
・データ入力自体は代行業者に依頼する

など作業の区分けを行っていきましょう。

データ入力代行のデメリット

データ入力を外部に代行するデメリットは、主に以下があります。

・外注費用がかかる
・代行業者の能力により精度の低いデータになる可能性あり
・個人情報流出の不安

などがあります。外注するからには費用が発生するのは当たり前ですが、あまりにも費用を気にしすぎて「安価」な代行業者に依頼を行なってしまい、精度の低いデータが納品されるケースもあるので注意が必要です。
また、外部に依頼するにあたり、個人情報等の不安があると思います。データ入力代行を検討する際は、まずは依頼したい代行業者のホームページを見て、プライバシーマークの取得を行なっているか、実績がある会社か、社員教育に力を入れているか、などの確認を行いましょう。

データ入力を外注・代行依頼する際の注意点

データ入力の外注・代行依頼を検討する際ですが、以下の点に注意しましょう。

・データ入力代行業者にある程度の実績があるか？
・個人情報等の管理はしっかりとできているか？
・社員教育などは徹底されているか？
・データ入力精度を担保するためにどういった取り組みをしているか？
・データ入力以外のサービスはどんな内容があるか？
・代行依頼する内容は明確になっているか？

などがあります。
まずはホームページを見て、代行業者の実績・年数・教育方針などを確認しましょう。
その上で、ある程度選別した後は、依頼内容を元に問合せを行いましょう。

前述にも記載したように、データ入力といっても、単純な入力作業の内容からマーケティング活動に使用することを前提とした集計作業までと幅広い要望があります。
代行業者によっても得手不得手がありますので事前に確認することが大事です。

また、金額があまりに安い場合も注意が必要です。安く抑えるために、データ入力・確認作業の工程を一部省いているケースもありますので、金額が他社とあまりに違う場合は、その理由を確認しましょう。

入力を依頼する際、入力仕様を明確にしておく必要があります

入力仕様とは、

・入力項目
・項目ごとの文字種(全角・半角の別など)
・使用できる漢字の文字水準(外字の扱いをどうするか)
　環境依存文字の扱いを決めておかないと、印刷時に文字化けの危険があります
・不備記載の扱い
　読めない文字や、ハートマークなどの記号をどうするか、など

仕様が明確になっていないと、業者からの多くの質問に悩まされたり、納期が延長したり、というトラブルが発生することがあります。わからない点は、業者に質問し、より効率的な作業が可能な方法を選ぶと良いでしょう。

クォスのデータ入力代行サービス（まとめ）

今回は「データ入力を外注・代行するメリット・デメリットは？依頼する際の注意点も解説！」ということでご紹介してきました。
データ入力を代行する場合は、

・データ入力精度
・データ入力スピード
・集計方法（単純集計・クロス集計 等）
・個人情報の管理

上記が大事です。
データ入力代行で30年以上の実績がある株式会社クォスでは、お客様に質の高いサービスを提供するために「7つの教育方針」を掲げ社員教育を徹底しています。
また、データ精度の担保については、エントリー／ベリファイ(二度打ち)、2ファイル入力しマッチング処理などを行い精度の高いデータ入力を実現しています。

手書き原稿のデジタル化や、申請書、検定等の申込書、健康診断結果票、自己申告書・評価書など人事関連書類のデジタル化など様々なデータ入力に対応しておりますので、データ入力代行に関するご相談・お問合せはこちらからご連絡ください。